02 哈佛管理导师:领导虚拟团队的 10 条建议

如今，你是否已经非常熟悉下面这幅场景:

“过去 18 个月，我一直在领导一支虚拟团队，我们的主要任务是开发一个即将上 线的网站。我的工作地点是加拿大的多伦多，网站所在地是克罗地亚首都萨格勒布，软 件开发分别在加拿大纽芬兰的圣约翰、克罗地亚的萨格勒布、印度德里和美国的洛杉矶 多地进行。团队主要通过电子邮件进行联络，时不时也会通过 Skype 进行小组讨论。在 刚刚过去的 12 月份，我与技术开发团队进行了一次面对面的会议。”

这一幕有可能发生在你身上吗?如今，虚拟团队已经成为现实，那么，要确保虚拟 团队高效运作，需要满足哪些条件?针对这一问题，我曾在领英上发起过讨论，结果各 种有关高效运营虚拟团队的经验和建议如雪片般涌来。(我对虚拟团队的定义是:1. 团队的核心成员主要通过线上方式进行交流;2.团队成员在工作中互为依赖，也就是 说，这是一支真正的团队，而非一个个由独立工作者组成的小团体。)我对收到的这 些反馈进行了筛选，并与我的研究成果相结合。以下是确保虚拟团队高效运作的 10 项 基本原则:

1. 增强团队成员间的了解。建立关系和培养互信是团队建设的基础。在无法进行 面对面团建的情况下，你可以进行一些虚拟团建。在线上将团队聚集在一起，花些时间 让团队成员加深对彼此的了解，无论是个性还是专业素养，并创建共同的愿景和团队运 作的基本指导原则。在虚拟团建时，可以谈一些非正式的话题，个人爱好、家庭等，帮 助团队成员在轻松的氛围下建立更为和谐的关系。

2. 明确任务和流程，而不只是目标和职责。所有领导者都需要确保团队有统一的 目标，明确团队各成员的角色和职责。但是对于虚拟团队而言，由于人员分布在不同地 点，协调工作从本质上来说更具挑战性。因此，重点关注任务的设计和任务完成所需流 程的细节就至关重要。要最大限度地简化上述工作，理想情况下，可以将工作分配给团 队中两到三人组成的小组来完成。确保工作流程清晰，对什么人完成什么工作，以及截 止期限要做出明确的规定。此后，可以定期进行“跟进检查”，对工作的进展进行评 估，及早明确对流程的调整及所须进行的培训。

3. 严格遵守沟通规则。虚拟团队的沟通往往不那么频繁，沟通过程也没有面对面 那样生动。在面对面的互动中，人们更容易获得场景和情绪信息，比如成员在会议中是 否投入。弥补这一短板的唯一办法就是，对团队的沟通方式做到极度明确和严格要求。 创建一套沟通规则，确立参加虚拟会议的行为规范，比如控制背景噪音和身边的谈话， 表述清晰，语速合理，专心倾听，不要一个人滔滔不绝等。规则应包括指导团队成员在 不同场景下如何选择沟通方式，如什么情况下以电子邮件形式回复，在什么情况下用电 话回复，在什么情况下应创建和分享文件等。

4. 借助最佳沟通工具。从共享办公空间到多点视频会议，各种协作技术的开发， 无疑让虚拟团队的运作更加便利。然而，选择“最好的”沟通技术未必意味着采用最 新、功能最多的工具，没必要为了追求技术的尖端而牺牲可靠性。如果是为了要发挥沟 通工具的性能，而让团队勉为其难或浪费时间，得不偿失。所以，在选择沟通技术时要 注重可靠性。同时，为了让所有人适应同一个系统，可以适当牺牲某些功能。否则的 话，你精心打造出的可能只是一支二流团队，整体功效大打折扣。

5. 形成良好的团队工作节奏。当团队中部分或全部成员独立进行工作时，很容易 出现与正常工作节奏脱节的状况。化解这一难题的办法之一就是在虚拟团队中养成良好 的工作节奏。这意味着要定期召开会议，最好是在每周的固定时间进行。这还意味着要 提前制定好并分享会议日程，确保大家明确认同沟通规则，保证会议按时开始和结束。 如果某些团队成员在不同的时区工作，不要将时间上的不便留给同一位成员，而应该对 会议时间进行轮换，让大家平等共担此类负担。

6. 就共通语言达成一致。虚拟团队的成员常常会涉及不同的文化背景，而这一点 会放大沟通中面临的挑战，特别是当团队成员自以为讲述的是同一种语言、而事实并非 如此的时候。剧作家萧伯纳曾经这样形容美国人和英国人的差别，称他们是“被同一种 语言分隔开的两个民族”。这番俏皮话抓住了不同文化间保持相互理解所面临的挑战。 当团队工作的主题是技术时，使用科学的语言和工程词汇往往能为有效的沟通奠定坚实 的基础。然而，当工作内容模糊不清，比如，涉及出主意或解决问题时，对观点的不同 解读就可能造成危险的后果。应该花时间就重要词句含义的解读达成清晰的共识，比 如，当我们说“是”，我们要表达的意思是……当我们说“不”，我们要表达的意思 是……然后在团队内部将这些共识公之于众。

7. 打造虚拟“饮水机”。团队成员围着饮水机闲聊其实是一种分享信息、增强团 队纽带的非正式沟通。如果不刻意打造一部“虚拟饮水机”，虚拟团队的会议往往会变 成过度专注于任务本身，这就意味着某些重要的信息可能得不到分享，团队的凝聚力也 会因此而削弱。避免这一问题发生的一个简单办法是，每次开会可以从点名开始，给每 位成员一两分钟讲述他们正在做的工作，哪些进展顺利，哪些面临着挑战。定期举行虚 拟团建也是为工作注入乐趣的一个方法。此外，企业协作平台越来越多地将共享办公空 间与社交网络连接在一起，这也有助于团队成员之间感觉更加亲近。

8. 明确承诺，跟踪到位。在《哈佛商业评论》一篇题为《时间管理，谁背上了猴 子?》的文章中，威廉·安肯(William Oncken)和唐纳德·瓦斯(Donald L. Wass) 用“谁背上了猴子”(谁的负担最重)这一比喻来劝诫领导者将责任下放到团队。当团 队在远程工作时，没有简单的办法可以对员工的投入和工作效率进行观察，要做到这一 点从本质上说非常困难。但如前所述，你可以通过对任务进行精心设计，并围绕工作进 度定期召开会议，在一定程度上解决这个问题。除此之外，让团队成员明确承诺要达到 的阶段性目标并跟踪进度，也是不错的问责办法。另一个有用的问责工具是创建“交付 看板”，无论团队成员使用什么协作平台，这个看板都是可见的。在创建这样一个工具 后，注意不要造成事无巨细、微观管理的后果。要知道，对进度进行适当追踪和过度监 督(并令人消极怠工)之间的界限非常微妙。

9. 分享团队的领导力。明确定义需要交付的工作，并对承诺进行跟踪，是促使团 队成员专注、高效的一股“推动力”，而领导力共担则提供了关键的“牵引力”。设法 让团队的其他成员参与到对团队的领导当中。你可以采取如下措施:为具体项目分配责 任，如发现和分享最佳实践;指派成员辅导专业技能;让他们担任新成员的辅导员;或 要求他们负责虚拟团建等。通过分享团队的领导力，你不仅会提升团队成员的参与感和 投入度，还可以减轻自己的负担。

10. 别忘记一对一沟通。与团队成员开展一对一的绩效管理和辅导是保持团队有效 运作的根本。将这类互动作为常规环节加入到虚拟团队的管理当中，不仅可以检查进度和 提供反馈，还可以将团队成员与愿景联系在一起，并突出成员自身在团队中的贡献。

最后，当管理一支虚拟团队时，你有必要做好功课，因为虚拟团队用以沟通和协调工 作的框架和流程，会对团队的绩效产生巨大的影响。你可以借助上述十项原则对如何管理 团队进行分析，这会有助于你明确优先事项。